Guide du programme

Réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise (RCE-E) - 2012

 Guide du programme

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• Contexte
  • But du Programme des RCE-E
  • Admissibilité
  • Domaines de recherche ciblés
  • Résultats prévus
    • Avantages en matière de recherche
    • Avantages en matière de commercialisation
• Critères de sélection
  • A. Avantages pour le Canada
  • B. Antécédents et potentiel des candidats
  • C. Plan d'affaires
• Exigences et processus relatifs à la demande
  • Étape 1 : Lettre d'intention
  • Étape II : Appel de demandes détaillées
  • Annonce des résultats du concours
• Titulaires d'une subvention
  • Entente de financement
  • Entente de réseau
  • Base et échéancier des paiements
  • Exigences en matière de fonds de contrepartie
  • Limite du cumul
  • Contrats
    • Collaborations de recherche et contrats avec des laboratoires et des établissements fédéraux
  • Utilisation des fonds
  • Coûts indirects de la recherche
• Exigences en matière de rapport
  • Rapports annuels
  • Examen des rapports annuels
  • Rapport final
• Gestion et gouvernance du réseau
  • Conseil d'administration
  • Directeur du réseau
  • Centre administratif
  • Rôle du Secrétariat des RCE
  • Communications
• Politiques du Programme des RCE­E
  • Intégrité en recherche
  • Accès à l'information et protection des renseignements personnels
  • Rapports au Secrétariat des RCE
  • Conflit d'intérêts
  • Éthique
  • Évaluation environnementale
  • Propriété intellectuelle
  • Documents d'appui
    • Visites de surveillance financière
• Annexe A: Avantages pour le Canada
  • Lignes directrices
  • Mécanisme en vue du rapport d'une diligence raisonnable
• Annexe B : Rôles et responsabilités de la direction du réseau
  • Conseil d'administration
  • Directeur du réseau
• Annexe C : Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts
  • Définitions
  • Divulgation
  • Intérêt financier
  • Gestion des conflits d'intérêts
    • a) Principes
    • b) Non-respect du Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts
  • Processus d'examen
  • Exemples de conflits d'intérêts
  • Lignes directrices concernant les confits d'intérêts pour les comités d'experts et la sélection des projets
• Annexe D : Exigences concernant certains types de recherche
  • Lignes directrices et politiques
• Annexe E : Exemple de processus d'examen environnemental
• Annexe F : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Loi sur l'accès à l'information
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au Secrétariat des RCE
  • Renseignements fournis au Secrétariat des RCE
  • Renseignements recueillis au moyen des rapports annuels
  • Ententes de non-divulgation et de confidentialité
• Annexe G : Liste de contrôle Rapport annuel

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Contexte

Le Programme des réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise (RCE-E) a été annoncé dans le budget de 2007, et les modalités initiales du programme ont été approuvées par le Conseil du Trésor en décembre 2007. Le Programme des RCE-E est un programme fédéral supervisé par un comité directeur tripartite (Comité de direction des RCE), composé du sous-ministre d'Industrie Canada (ou de son délégué), du sous-ministre de Santé Canada (ou de son délégué), des présidents des trois organismes subventionnaires fédéraux, soit le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et du président de la Fondation canadienne de l'innovation (à titre d'observateur).

L'administration quotidienne du Programme des RCE-E est effectuée par le Secrétariat des Réseaux de centres d'excellence (Secrétariat des RCE) qui a établi et mis en œuvre des processus et des systèmes rigoureux et affecte des ressources adéquates aux RCE pour assurer une diligence raisonnable tout au long du cycle de vie du Programme des RCE-E. Ces ressources travaillent tant à l'élaboration de stratégies de programme qu'à la sélection des titulaires d‘une subvention, en utilisant des processus rigoureux d'évaluation par les pairs et d'évaluation par le Comité consultatif du secteur privé (CCSP), l'administration des fonds après l'octroi et la surveillance continue des RCE-E.

Le Secrétariat des RCE tient périodiquement des concours nationaux grâce auxquels le Comité de direction des RCE choisit les RCE-E en se basant sur l'avis du CCSP et sur les constatations de spécialistes internationaux.

But du Programme des RCE-E

Le but du Programme des RCE-E est d'aider le secteur privé à relever les défis en matière de recherche et développement (R et D) auxquels il est confrontée dans les domaines de recherche prioritaires du Canada grâce à la création des RCE-E qui augmentent l'investissement dans la R et D, l'innovation et la compétitivité du secteur privé.

Admissibilité

Les organisations admissibles au financement sont des organisations à but non lucratif constituées en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, qui représentent un consortium du secteur privé (c.-à-d. un réseau dirigé par une entreprise) et qui ont un conseil d'administration qui est responsable d'approuver les rapports annuels et les états financiers vérifiés.

Les membres des réseaux comprennent des établissements postsecondaires canadiens admissibles aux fonds de subventions des organismes subventionnaires fédéraux, des entreprises du secteur privé qui réalisent d'importantes activités de recherche et développement (R et D) au Canada ou qui pourraient bénéficier d'activité de R et D, ainsi qu des organisations canadiennes à but non lucratif. Les ministères fédéraux et provinciaux, les administrations municipales, les organismes et les sociétés d'État ne sont pas admissibles aux subventions de RCE-E.

Domaines de recherche ciblés

Bien que tous les secteurs industriels canadiens soient considérés comme admissibles au Programme des RCE-E, le Comité de direction des RCE pourra définir des domaines de recherche ciblés dans le cadre du programme, en prenant en compte les facteurs suivants :

• la disponibilité du financement;
• les grands domaines déjà représentés dans les réseaux actuellement financés;
• le besoin de promouvoir ou de développer des domaines précis, en conformité avec les domaines de recherche prioritaires du gouvernement.

À l'heure actuelle, le Programme des RCE-E cible les secteurs prioritaires suivants :

• les sciences et les technologies de l'environnement;
• l'énergie et les ressources naturelles;
• les sciences de la santé et de la vie et les technologies connexes;
• les technologies de l'information et des communications;
• la gestion, l'administration et les finances.

Résultats prévus

Le but du programme est atteint par l'investissement dans des réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise qui procurent les avantages suivants :

Avantages en matière de recherche

• Augmenter l'investissement du secteur privé dans la R et D et les technologies de pointe;
• Fournir de la formation en recherche novatrice de grande qualité aux cycles supérieurs et au niveau postdoctoral;
• Renforcer la collaboration entre le secteur public et le secteur privé, y compris les liens entre les jeunes chercheurs et les entreprises, afin de relever les défis importants en matière de recherche qui correspondent aux besoins des entreprises;
• Augmenter la capacité de R et D dans l'industrie, y compris au sein des petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que la réceptivité aux résultats de la R et D.

Avantages en matière de commercialisation

• Déterminer un processus de commercialisation clair ou des applications commerciales pour la recherche proposée;
• Obtenir des avantages commerciaux qui positionneront les entreprises canadiennes dans les segments lucratifs des chaînes de production;
• Créer, développer et retenir au Canada les entreprises capables de décrocher de nouveaux marchés grâce à des innovations;
• Accélérer la commercialisation de technologies, de produits et de services de pointe dans les domaines prioritaires où le Canada peut accroître sensiblement son avantage concurrentiel;
• Renforcer la collaboration à l'intérieur du pays et faire en sorte que les retombées touchent un large éventail d'entreprises, de secteurs et de régions du pays.

Critères de sélection

Selon l'objectif de la subvention dont il est question, les demandes sont évaluées en fonction d'une combinaison des critères suivants.

A. Avantages pour le Canada

• Définir la vision d'un secteur donné et les principaux défis à relever en matière de R et D et de commercialisation, afin de faire considérablement progresser l'avantage concurrentiel du Canada dans ce secteur;
• Fortifier les collaborations entre le secteur public et le secteur privé afin de répondre aux besoins du secteur privé;
• Accroître la capacité de l'industrie en matière de R et D et la capacité des grosses, moyennes et petites entreprises d'utiliser les résultats de la R et D;
• Positionner les entreprises canadiennes dans les segments lucratifs des chaînes de production;
• Créer, faire croître et retenir au Canada des entreprises;
• Conquérir de nouveaux marchés grâce à des entreprises et  des produits innovateurs;
• Accroître la collaboration à l'échelle nationale entre une vaste gamme d'entreprises, de secteurs et de régions.

Consulter l'annexe A pour des directives sur le critère « Avantages pour le Canada ».

B. Antécédents et potentiel des candidats

Progrès antérieurs :

• Réalisations antérieures des candidats;
• Preuve de commercialisation et/ou d'application commerciale des résultats de la recherche qui a mené à un avantage concurrentiel;
• Moyens de repérer et de gérer les conflits d'intérêts;
• Capacité de donner suite aux recommandations issues de concours précédents ou d'étapes de concours;
• Démonstration de la réussite de collaborations antérieures entre des entreprises et de collaborations antérieures entre le secteur public et le secteur privé;
• Démonstration  de la capacité accrue des grosses, moyennes et petites entreprises d'utiliser les résultats de la R et D;
• Gestion des écarts par rapport aux orientations stratégiques précédentes;
• Capacité de convaincre les meilleurs talents de participer aux travaux de recherche et aux activités commerciales proposées;
• Investissement dans le réseau fait par des partenaires du secteur privé et du secteur public.

Possibilités de réussite :

• Possibilité de faire progresser les travaux de recherche et les activités commerciales proposées;
• L'excellence, l'orientation et la cohésion du programme de recherche;
• Capacité d'obtenir de nouveaux investissements;
• Moyens mis en place pour suivre et gérer les retombées du réseau dirigé par une entreprise;
• Preuve de la capacité à relever d'importants défis en recherche afin de répondre aux de l'entreprises;
• Formation et découverte de la recherche innovatrice proposées pour le PHQ des niveaux supérieur et postdoctoral.

C. Plan d'affaires

Justification du financement:

• Valeur des partenariats, tant sur le plan financier que de la progression du réseau dirigé par une entreprise;
• Valeur ajoutée de l'approche du réseau;
• Plan pour relever les défis du secteur en matière de R et D ou de commercialisation;
• Définition de résultats pour le cycle de financement;
• Justification et la pertinence du budget demandé.

Description des avantages pour les participants du secteur privé:

• Plan pour l'application commerciale des travaux de recherche proposés;
• Analyses de rentabilisation portant sur la participation de grosses, moyennes et/ou petites entreprises au réseau dirigé par une entreprise;
• Définition des liens qui seront établis entre les chercheurs et le PHQ et les entreprises.

Approche commerciale:

• Description claire du processus de commercialisation des résultats de la recherche à l'aide d'une analyse du marché;
• Présentation des principaux risques commerciaux et des stratégies d'atténuation;
• Stratégies de communication pour intégrer au réseau actuel des organisations sous-représentées;
• Présentation des futurs projets et des changements prévus à l'état de préparation de la technologie, à la méthode du passage d'étape ou au degré de maturité de chaque technologie;
• Efficacité du plan prévu pour gérer, protéger et utiliser la propriété intellectuelle dans le contexte du réseau;
• Moyens d'accélérer la commercialisation et/ou l'application commerciale des technologies, des produits et des services au sein des entreprises.

Le succès des RCE-E sera mesuré par la façon dont ils respectent les critères mentionnés ci-dessus à l'aide des activités proposées dans leurs demandes et leurs plans d'affaires.

Exigences et processus relatifs à la demande

Le financement sera fourni sous forme de subventions accordées aux candidats retenus pendant une période maximale de cinq ans. Afin d'assurer l'uniformité de tous les programmes des RCE et de garantir le financement de l'excellence, le Programme des RCE-E utilise un processus d'examen en deux étapes.

Les exigences précises liées à chaque étape de l'examen de la demande sont décrites dans chaque guide de demande correspondant. Habituellement, les demandes de subvention doivent comprendre les renseignements suivants :

• Une description du réseau, de ses activités, des activités prévues, de l'effet anticipé sur le secteur privé et des avantages pour le Canada;
• Une liste des membres et des partenaires, leurs fonctions et leurs contributions respectives;
• Des lettres d'appui et un résumé des contributions des organismes partenaires;
• Un budget détaillé;
• La description de la gestion des projets et la structure de la gouvernance;
• La description des ententes de partenariat, des contributions et du partage convenu de tous les avantages (comme la propriété intellectuelle) entre les parties.

Étape 1 : Lettre d'intention

Le Secrétariat des RCE lancera un appel de lettres d'intention pour déterminer les principaux besoins des entreprises dans un ou plusieurs domaines prioritaires, définis par le gouvernement.

Dans le cadre de la soumission d'une lettre d'intention, les candidats devront élaborer, à l'aide d'une évaluation de marché, une vision des besoins communs de leur secteur, ou regroupement, au cours des 5 à 10 prochaines années, ainsi que les principaux défis et obstacles en matière de R et D et de commercialisation qui se rattachent à cette vision. Le coût d'une telle évaluation pourrait être remboursé par le Secrétariat des RCE grâce à une subvention de préparation de demande. Les guides propres aux concours présentent en détail les exigences et les critères d'admissibilité à une subvention de préparation de demande.

En plus d'une évaluation du marché, la lettre d'intention inclut un survol de la structure du RCE-E, les besoins en financement, les membres et les bailleurs de fonds potentiels, et la forme que prendront leurs contributions respectives (en espèces ou en nature). Le RCE-E devrait décrire la participation des sociétés de même que celle des chercheurs au niveau postsecondaire et des chercheurs des secteurs public et privé.

Le CCSP évaluera les lettres d'intention reçues, selon les critères de sélection pertinents, et recommandera une liste de projets retenus en sélection finale qui nécessitent d'être développé par le candidat afin de permettre une évaluation plus poussée à l'étape de la demande détaillée.

Étape II : Appel de demandes détaillées

La demande détaillée décrira comment le RCE-E fera face aux défis et aux obstacles mentionnés à l'étape de la lettre d'intention et participera à l'amélioration de la capacité d'innovation et de la compétitivité du secteur.

La demande détaillée de subvention de RCE-E doit contenir les renseignements suivants :

1. un plan d'affaires, répondant point par point aux critères de sélection du Programme des RCE-E, y compris le budget proposé;
2. le curriculum vitæ des dirigeants du RCE-E;
3. une lettre d'appui et un résumé des contributions que les candidats ont obtenues d'organisations les appuyant, y compris les contributions en espèces et en nature.

Le plan d'affaires justifie le financement, les avantages pour le secteur privé et l'approche proposée pour les activités du réseau en vue de réaliser la recherche et de profiter des avantages découlant du Programme des RCE-E relatifs à la commercialisation.

Il incombe au candidat de présenter suffisamment de renseignements pour permettre à un comité d'évaluer le lien avec d'autres sources de financement (établies ou demandées) et de recommander le niveau de financement approprié.

Les demandes détaillées reçues par le Secrétariat des RCE sont évaluées en deux étapes par un groupe d'experts et par le CCSP. Les membres du groupe d'experts évaluent les demandes détaillées, rencontrent les candidats et rédigent une évaluation écrite exhaustive pour chaque demande détaillée, décrivant en détail les forces et les faiblesses selon chacun des critères de sélection et la pertinence du budget requis. Les groupes d'experts sont composés de spécialistes du Canada et de l'étranger dans le domaine de recherche et selon les critères de sélection du RCE-E.

Le CCSP évalue toutes les demandes et les rapports du groupe d'experts afin de formuler des recommandations au Comité de direction des RCE. Les décisions prises par le Comité de direction des RCE sont sans appel.

Annonce des résultats du concours

Un rapport d'évaluation confidentiel pour chaque demande détaillée est mis à la disposition du candidat. Un rapport public au sujet du concours, fournissant un survol dudit concours, est aussi affiché dans le site Web des RCE dès que les résultats du concours sont rendus publics.

Titulaires d'une subvention

Les fonds de la subvention sont versés au RCE-E. Les RCE-E doivent se constituer en une organisation sans but lucratif incorporée sous juridiction fédérale pour être admissible à recevoir une subvention.

Le Comité de direction des RCE s'attend à ce que les titulaires d'une subvention l'utilisent aux fins pour lesquelles elle a été accordée, conformément aux politiques et aux lignes directrices du Programme des RCE-E et des organismes subventionnaires.

Le Secrétariat des RCE se réserve le droit de mettre fin à une subvention ou de la suspendre si le titulaire cesse de répondre aux critères d'admissibilité. Les montants versés à un titulaire qui n'est plus admissible à la suite d'une demande frauduleuse ou inexacte ou d'une erreur feront l'objet de mesures de recouvrement. Le Secrétariat des RCE peut retenir un montant approprié de la subvention totale pouvant être versée à un titulaire en attendant qu'il satisfasse aux critères d'admissibilité et aux exigences du programme.

Les cas d'utilisation frauduleuse des fonds du Programme des RCE sont soumis aux autorités judiciaires compétentes.

Chaque RCE-E doit avoir une structure administrative permettant de gérer un programme multidisciplinaire et multiorganisationnel complexe.

Entente de financement

Après l'annonce de la décision de financement, mais avant le premier versement de la subvention, chaque RCE-E signe une entente de financement avec les organismes subventionnaires. L'entente de financement respecte les modalités du Programme des RCE-E et du Guide du Programme des RCE-E.

Vu la nature multidisciplinaire des demandes, le financement d'un RCE-E donné pourrait provenir de plus d'un organisme subventionnaire. Par conséquent, le Secrétariat des RCE est le principal point d'interaction pour tous candidats pendant le cycle de vie de leur demande (avant et après l'octroi d'une subvention). Le versement des fonds est géré par le Secrétariat des RCE, les fonds étant remis aux titulaires de la subvention en vertu d'une entente de financement relevant les organismes subventionnaires compétents (le CRSNG, le CRSH et/ou les IRSC).

Entente de réseau

L'entente de réseau est une entente conjointe, signée par tous les membres du réseau recevant une subvention de RCE-E, afin de faire progresser les activités du RCE-E. Le versement des fonds de la subvention aux membres du réseau par le Programme des RCE-E est assujetti à la signature d'une entente de réseau. Une entente de réseau établit les attentes à l'égard de toutes les organisations recevant une partie de la subvention.

Il est entendu que les entreprises membres du RCE-E constitué en personne morale peuvent changer de temps à autre. Toutefois, tous les nouveaux membres du RCE-E recevant une subvention de RCE-E doivent être approuvés par le conseil d'administration du RCE-E. Les membres du RCE-E signent également l'entente de réseau.

Les chercheurs du RCE-E sont des chercheurs au niveau postsecondaire qui sont affiliés à un membre du RCE-E et mènent des travaux de recherche pour contribuer à la réalisation de l'objectif du RCE-E. Les RCE-E peuvent choisir leurs membres et leurs chercheurs qu'ils financent, mais ils doivent se conformer aux dispositions de l'accord de financement.

Une entente de réseau devrait contenir, sans s'y limiter, les cinq clauses principales relatives

1. aux exigences de l'entente de financement;
2. aux résultats prévus du RCE-E;
3. aux activités de diffusion des connaissances;
4. aux mécanismes de gestion de la propriété intellectuelle (PI);
5. aux équipements.

Base et échéancier des paiements

Le RCE-E reçoit les subventions des organismes subventionnaires et il peut distribuer aux membres du RCE-E les fonds nécessaires pour réaliser les activités en lien avec l'objectif pour lequel la subvention a été accordée.

Les organismes subventionnaires décident du montant de la subvention qui est versé en se fondant sur les coûts admissibles raisonnables énumérés dans le budget présenté dans la demande de subvention et sur les recommandations de l'évaluation des experts et du CCSP à propos du besoin de fonds, et en tenant compte de l'affectation budgétaire disponible.

Les subventions du Programme des RCE-E sont administrées par des versements au centre administratif du RCE-E conformément à l'entente de financement avec le ou les organismes subventionnaires concernés (le CRSNG, le CRSH et/ou les IRSC). Le versement de la subvention dépend de l'affectation de crédits par le Parlement pour l'exercice financier au cours duquel le versement doit être effectué.

Le conseil d'administration du RCE-E doit approuver tous les projets de recherche ou de commercialisation qui reçoivent des fonds du centre administratif du RCE-E ou avoir mis en place un processus d'approbation. Les subventions de recherche sont versées aux membres du réseau qui administrent les comptes de recherche et ne sont pas versées directement aux chercheurs. Les membres du réseau sont responsables d'exécuter la recherche sélectionnée et la commercialisation des projets au nom du RCE-E. Les membres du réseau doivent signer l'entente de réseau.

Le conseil d'administration doit mettre en œuvre un cadre de contrôle financier garantissant que les dépenses imputées à la subvention de RCE-E ont servi aux fins auxquelles elles étaient destinées. Les membres du réseau doivent également mettre en œuvre un cadre de contrôle pour veiller à ce que toutes les dépenses imputées aux comptes de recherche le soient strictement aux fins prévues par la subvention.

Le RCE-E peut utiliser toute la période mentionnée dans l'entente de financement du RCE-E pour réaliser les activités planifiées. Tous les fonds du RCE-E et les fonds de contrepartie devront avoir été consacrés à des services rendus avant la date de fin de la période. Les fonds de la subvention de RCE-E non dépensés à la fin de la période devront être remis au Secrétariat des RCE.

Exigences en matière de fonds de contrepartie

Le Programme des RCE-E couvre jusqu'à 75 p. 100 des coûts de réseautage, de commercialisation et d'administration admissibles à l'appui du fonctionnement du RCE-E. Ces dépenses comprennent les salaires du directeur et du personnel du RCE-E, ainsi que les coûts au titre des communications, des voyages, des études de marché et de l'élaboration de prototypes.

Le Programme des RCE-E met à la disposition du titulaire jusqu'à 50 p. 100 des coûts directs admissibles des activités de recherche. Le salaire des chercheurs, la protection de la propriété intellectuelle, l'équipement, le matériel et les déplacements entrent dans cette catégorie.

Le reste du financement peut provenir de sources gouvernementales ou autres que les RCE, pourvu que les limites relatives au cumul soient respectées. Pour être considérés comme du financement de contrepartie, les fonds doivent être utilisés pour appuyer des dépenses qui respectent les critères d'admissibilité du Programme des RCE-E.

Le RCE-E doit démontrer que les autres sources de financement sont suffisantes pour assurer la contrepartie pour lesquels les progrès sont mesurés sur une base annuelle et pas nécessairement pour chaque activité appuyée. Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet de l'admissibilité des dépenses, veuillez consulter la section « Utilisation des fonds » du présent document.

Limite du cumul

Le niveau maximum (limite de cumul) de l'aide gouvernementale totale (fédérale, provinciale et municipale) pour ce programme ne dépasse pas 75 p. 100 des dépenses admissibles. Dans le cas où le total de l'aide publique (fédérale, provinciale et municipale) excède la limite de cumul, les organismes subventionnaires fédéraux ajustent les paiements faits au RCE-E afin de ne pas dépasser cette limite de cumul.

Le Programme des RCE-E est un programme de contrepartie. Les contributions de contrepartie peuvent être faites en espèces ou en nature. Les RCE-E qui reçoivent du financement gouvernemental supplémentaire pour les mêmes activités doivent respecter les limites de cumul. Les sommes qui excèdent la limite de cumul doivent provenir uniquement de sources non gouvernementales.

Lorsqu'un titulaire réussit à obtenir des fonds d'autres sources, les fonds supplémentaires ne remplacent pas la subvention accordée dans le cadre du Programme des RCE-E. Le RCE-E utilise les fonds supplémentaires pour compléter les activités financées par le Programme des RCE-E en effectuant des travaux supplémentaires, en augmentant son personnel ou en étendant la portée de ses activités.

Contrats

Un RCE-E peut établir un contrat de recherche avec un membre du réseau. Ces contrats peuvent être établis afin de fournir des renseignements détaillés sur les réalisations attendues, les méthodes de paiement, la gestion de la propriété intellectuelle ou faire l'objet d'autres services. 

Tous les contrats de recherche aux fins desquels sont utilisés les fonds du Programme des RCE-E doivent garantir que les dispositions de l'entente de réseau et du Guide d'administration financière des trois organismes sont respectées et qu'aucuns frais administratifs ne sont imputés aux fonds de la subvention de RCE-E. Seules les dépenses relatives à l'administration du RCE-E peuvent être imputées à ces fonds.

Cependant, le RCE-E doit utiliser des fonds provenant d'autres sources pour payer les dépenses administratives ou générales liées à un contrat de recherche. Le membre du RCE-E doit alors assurer un suivi distinct de toutes les sources de fonds à sa disposition.

Collaborations de recherche et contrats avec des laboratoires et des établissements fédéraux

La participation de chercheurs de laboratoires gouvernementaux, sous la forme de collaborations en R et D au Programme des RCE-E, est souhaitable. Cependant, selon la Loi sur la gestion des finances publiques et les directives du Conseil du Trésor, les chercheurs du gouvernement ne sont pas admissibles aux fonds du Programme des RCE-E.

Les RCE-E peuvent souscrire à des ententes contractuelles en vue d'avoir accès à des installations et à des services spécialisés des laboratoires du gouvernement. Des protocoles d'entente établissant les conditions relatives à la création de comptes destinés à des fins déterminées peuvent être utilisés en vue d'appuyer des projets de recherche conjoints. Les sommes déposées dans ces comptes par les RCE-E doivent provenir seulement de sources non fédérales et avoir été obtenues par les RCE-E. Elles ne doivent pas provenir de sources fédérales, y compris du Programme des RCE-E. Bref, le RCE-E peut accorder un contrat à un laboratoire gouvernemental pour mener des recherches liées à ses activités. Toutefois, tous les contrats de cette nature sont payés à l'aide de fonds de contrepartie et non au moyen de la subvention de RCE-E.

Utilisation des fonds

Les dépenses relatives au centre administratif et représentatives des activités nécessaires à l'administration du RCE-E sont admissibles en vertu de la subvention de RCE-E. Cependant, le Programme des RCE-E finance au plus 75 p. 100 des dépenses admissibles de ce type, et ces dépenses n'excèdent pas 20 p. 100 du total de la subvention de RCE-E. Les dépenses incluent le salaire et les avantages sociaux du personnel administratif, les activités de réseautage, les services spécialisés de consultation, etc.

Les dépenses administratives engagées entre la date de l'annonce de la subvention par les organismes subventionnaires sur leurs sites Web respectifs et la date de début du paiement des fonds de la subvention sont admissibles. Cependant, les dépenses engagées par le titulaire de la subvention pour satisfaire aux critères d'admissibilité du Programme des RCE-E (par exemple, les coûts d'incorporation) ne sont pas admissibles.

Jusqu'à 50 p. 100 des dépenses totales directement liées aux activités de recherche menées par le RCE-E et les membres du réseau peuvent être financées par la subvention de RCE-E. L'excédent doit être financé par des contributions provenant de sources autres que le Programme des RCE-E. Ce financement de contrepartie doit respecter les limites de cumul établies dans le cadre du Programme des RCE-E.

Afin de définir les dépenses liées à la recherche ou à l'administration qui sont admissibles ou non en vertu du Programme des RCE-E, les titulaires d'une subvention devraient consulter la page  Utilisation des subventions du Guide d'administration financière des trois organismes (  http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuide-GuideAdminFinancier/FundsUse-UtilisationSubventions_fra.asp).

Il est à noter qu'en vertu de l'objectif du Programme des RCE-E, certaines dépenses, admissibles ou non admissibles sont différentes de celles définies dans le Guide d'administration financière des trois organismes, font exception. Les exceptions sont indiquées individuellement dans les tableaux ci-dessous.

* Aucune exception par rapport aux lignes directrices énoncées dans le Guide d'administration financière des trois organismes.

En cas de doute et avant d'engager des fonds, communiquez avec l'agent de liaison du Secrétariat des RCE afin d'obtenir des instructions plus précises à ce sujet.

Coûts indirects de la recherche

Le Programme des RCE-E est admissible au Programme des coûts indirects, ce qui permet aux RCE-E de participer à des recherches menées dans des établissements canadiens sans engager des frais généraux. Toute subvention allouée à la recherche dans des établissements postsecondaires approuvés est admissible au Programme des coûts indirects et ne se verra pas imputer les frais généraux. Lorsqu'un projet de recherche est financé dans un établissement, le RCE-E doit déterminer l'allocation de la subvention de RCE-E séparément des fonds de contrepartie qui ne se qualifient pas dans le cadre du Programme des coûts indirects. Dans le cadre de la préparation des rapports annuels, chaque établissement doit remplir un formulaire 300, Subventions de recherche – état des dépenses et le remettre au RCE-E. Le formulaire 300 doit être présenté avec le rapport annuel du RCE-E. Pour obtenir des renseignements au sujet du programme, consultez le  site Web du Programme des coûts indirects.

Exigences en matière de rapport

Le Comité de direction des RCE, par l'entremise du Secrétariat des RCE, exerce une surveillance générale sur les activités du RCE­E. Le Comité de direction des RCE est chargé d'évaluer l'efficacité et le rendement du Programme des RCE-E et de rendre compte des résultats au ministre d'État aux Sciences et à la Technologie, au ministre d'Industrie Canada, au ministre de Santé Canada et au public.

Certains renseignements contenus dans les rapports annuels peuvent être rendus publics dans les diverses publications et communications du Secrétariat des RCE. Les données statistiques et financières sont uniquement rendues publiques par l'entremise des données globales du programme des RCE-E. Ils sont aussi utilisés dans l'évaluation du Programme des RCE-E.

Les titulaires d'une subvention de RCE-E fournissent des rapports d'étape annuels et un rapport final au Secrétariat des RCE. Les rapports d'étape annuels soulignent les réalisations importantes du RCE-E au cours de l'année écoulée, les stratégies utilisées pour atteindre l'objectif du réseau, et tout changement de direction ou écart par rapport aux objectifs initiaux. En outre, les rapports d'étape incluent des tableaux statistiques, des rapports sommaires, des états des autres sources de financement et des rapports administratifs comme les rapports sur les conflits d'intérêts et le rapport d'évaluation environnementale tel qu'il est stipulé par le Secrétariat des RCE.

Le CCSP évalue tous les ans les progrès accomplis par chaque RCE-E afin de définir son rendement selon les critères établis dans les modalités. Il peut recommander la poursuite ou l'élimination graduelle d'une subvention de RCE-E, ou un examen exhaustif mené par un groupe d'experts qui lui présentera ses recommandations. Selon la recommandation, le Comité de direction des RCE prend une décision définitive sur l'avenir du RCE-E.

Dans les cas où les membres du RCE-E sont des établissements postsecondaires ayant signé un protocole d'entente avec les organismes subventionnaires, les procédures de surveillance établies par les trois organismes pourraient être appliqué et pourraient inclure des visites de représentants des organismes subventionnaires.

De plus, le RCE-E fournit toutes les coordonnées des membres de son réseau et des chercheurs afin que le Secrétariat des RCE puisse sonder les réseaux établis pendant tout leur cycle de vie aux fins d'évaluation de programme. L'information recueillie dans les rapports annuels pourrait être utilisée pour joindre les intervenants du RCE-E ou directement dans le cadre de l'évaluation du Programme des RCE-E.

Rapports annuels

Les rapports d'étapeannuels approuvés par le conseil d'administration sont présentés au Secrétariatdes RCE au plus tard le 1^er août, soit quatre moisaprès la fin de chaque exercice financier.

La première partiedes données demandées dans le rapport d'étape annuel est divisée en troiscatégories : (i) Données qualitatives, (ii) Données statistiques et (iii)Données financières.

Les renseignements détaillés sur les exigencesen matière de présentation des rapports et les modèles sont fournis àl'annexe G du présent guide de programme et dans le site Web des RCErespectivement. Tous les ans, le Secrétariat des RCE les fera parvenir auxorganismes concernés.

Examen des rapports annuels

Le CCSP utilise les rapports annuels pour évaluer les progrès accomplis par chaque RCE-E par rapport à sa demande détaillée initiale, au plan stratégique du RCE-E et aux critères établis dans le Guide du Programme des RCE-E. Il peut recommander la poursuite ou l'élimination graduelle de la subvention accordée à un RCE-E, ou un examen exhaustif mené par un groupe d'experts qui lui présentera ses recommandations.

Selon la recommandation du CCSP, le Comité de direction des RCE prend une décision définitive sur l'avenir du RCE-E.

Rapport final

Le RCE-E doit faire parvenir au Secrétariat des RCE son rapport final au plus tard quatre mois après la fin de la période de financement. Le rapport final doit avoir été approuvé par le conseil d'administration.

Le rapport final décrit les activités du RCE-E, les progrès accomplis par rapport aux objectifs et les avantages pour le Canada dans les domaines suivants :

• l'investissement accru du secteur privé dans la R et D et les technologies de pointe, démontré par les tendances dans l'investissement en R et D des membres du réseau;
• la création et la croissance de sociétés canadiennes capables de conquérir de nouveaux marchés grâce à l'innovation, démontrées par ce qui suit:
  • le nombre d'entreprises créées ou en croissance grâce aux résultats ou aux innovations du réseau;
  • le nombre d'emplois créés au sein du RCE-E;
  • l'innovation accrue du secteur privé, démontrée par ce qui suit:
    • l'effet démontré des innovations du réseau sur les industries existantes;
    • la mise en place démontrée de nouveaux processus et de nouvelles pratiques qui améliorent l'innovation dans le secteur privé;
• Avantages économiques, sociaux et environnementaux pour les Canadiens, démontrés par ce qui suit :
  • la preuve de l'influence du RCE-E sur les normes, les règles et les politiques nationales et internationales;
  • la démonstration des retombées économiques.

Gestion et gouvernance du réseau

Chaque RCE-E doit posséder une structure organisationnelle capable de gérer ses activités et ses fonctions d'affaires dans le cadre d'un programme complexe multidisciplinaire et auquel participent plusieurs établissements. Consultez l'annexe B pour obtenir plus de renseignements sur les pratiques exemplaires ayant trait aux postes, aux comités et au conseil d'administration qui sont énumérés ci-dessous.

Conseil d'administration

Chaque RCE-E doit nommer un conseil d'administration qui est responsable de la gestion et de la direction du réseau et se conforme aux lignes directrices du Programme des RCE-E et à l'entente de financement. La composition du conseil d'administration doit refléter les intérêts et les préoccupations des divers intervenants qui participent aux travaux du RCE-E. L'annexe B décrit en détail les rôles et les responsabilités du conseil d'administration.

Directeur du réseau

Dans le contexte du présent guide, le titre « directeur du réseau » désigne la personne responsable de l'orientation stratégique du RCE-E. D'autres titres peuvent être utilisés par le RCE-E pour désigner ce poste.

Chaque RCE-E a un directeur de réseau qui rend compte directement au conseil d'administration. Le directeur du RCE-E devra s'engager à consacrer au moins 70 p. 100 de son temps à des activités liées au réseau afin de gérer efficacement la subvention de RCE-E. Une description détaillée des rôles et des responsabilités du directeur du réseau est présentée à l'annexe B.

Centre administratif

Le RCE-E doit posséder un centre administratif. Le centre administratif du RCE-E a les responsabilités suivantes :

• recevoir les subventions et les distribuer aux membres du réseau;
• obtenir des contributions de contrepartie de sources non gouvernementaux;
• soutenir convenablement le directeur et le personnel du RCE-E relativement à leurs rôles et à leurs responsabilités dans le cadre du réseau.

Le centre administratif peut être aménagé n'importe où, y compris dans une organisation qui appartient à un membre du réseau.

Rôle du Secrétariat des RCE

Le Secrétariat nomme un agent de liaison du RCE qui travaille en étroite collaboration avec chaque RCE-E, tout au long de la période de validité de la subvention. Ce partenariat permet au RCE-E de mieux s'harmoniser avec les exigences du Programme des RCE-E. L'agent de liaison du RCE peut aider à aplanir les difficultés techniques, financières ou administratives; aider le RCE-E dans la préparation de présentations au Programme des RCE-E; donner son avis sur l'interprétation des objectifs, des règles et des directives du Programme des RCE-E, et soutenir la coordination des activités du réseau avec celles des autres réseaux ou avec les activités d'autres initiatives financées par le gouvernement.

L'agent de liaison du RCE représente le premier point de contact au Secrétariat des RCE pour le RCE-E, et il agit à titre d'observateur lors des réunions du conseil d'administration du RCE-E et de ses sous-comités. Si l'agent de liaison du RCE ne peut assister à une réunion, le Secrétariat des RCE peut temporairement nommer un représentant substitut.

Communications

Les activités, les résultats et les réalisations du RCE-E doivent être communiqués à des auditoires externes, y compris aux participants éventuels de tous les secteurs, aux responsables de l'élaboration des politiques publiques, aux médias et au grand public.

Les RCE-E sont fortement encouragés à produire dans les deux langues officielles leurs communiqués et autres publications, y compris leur site Web, destinés à un auditoire national. De plus, les RCE-E doivent s'efforcer de communiquer avec les personnes dans la langue officielle de leur choix, par exemple lorsqu'ils recrutent des membres pour les comités d'examen par les pairs.

Les RCE-E doivent reconnaître la contribution du gouvernement fédéral dans leurs activités de communication et leurs messages. La phrase suivante devrait apparaître avec le  mot symbole Canada , dans toutes les publications, dans les matériels de présentation et dans le site Web : « Ce RCE-E bénéficie de l'appui du gouvernement du Canada par l'entremise du Programme des Réseaux de centres d'excellence ».

Les expressions « Réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise » et « Business-Led Networks of Centres of Excellence » sont des marques officielles du gouvernement du Canada. Le réseau doit s'identifier comme Réseau de centres d'excellence dirigé par l'entreprise et peut utiliser le nom « Réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise », le nom « Business-Led Networks of Centres of Excellence » et les sigles « RCE-E » et « BL-NCE ». Le RCE-E doit cesser d'utiliser toutes les marques officielles dès que l'entente de financement prend fin ou que le RCE-E est dissous.

Les RCE-E sont censés collaborer étroitement avec l'équipe de communications du Secrétariat des RCE pour leurs activités de communication externe.

Politiques du Programme des RCE­E

Intégrité en recherche

Selon le Programme des RCE-E, les chercheurs ont comme première responsabilité de voir à ce que les normes de conduite les plus élevées soient observées dans la recherche. Le conseil d'administration peut déléguer au RCE-E la responsabilité de s'assurer de la conformité aux principes du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Dans tous les cas, les RCE-E doivent :

• promouvoir l'intégrité dans tous les travaux de recherche et d'érudition;
• enquêter sur tous les cas éventuels d'inconduite dans la recherche et l'érudition, y compris imposer les sanctions appropriées conformément à ses propres politiques;
• communiquer ses conclusions au Secrétariat des RCE dans les cas suivants :
  • le Secrétariat des RCE a saisi le RCE-E d'une allégation d'inconduite, peu importe les résultats de l'enquête ou des enquêtes;
  • le RCE-E maintient une allégation d'inconduite dont il est saisi directement et qui concerne – directement ou indirectement – l'utilisation de la subvention du programme des RCE.

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Le RCE-E reconnaît que la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels s'appliquent au Programme des RCE-E. Il est possible d'en savoir plus long au sujet des lois et de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels en consultant l'annexe F.

Rapports au Secrétariat des RCE

Le RCE-E se conforme à toutes les dispositions de la section Exigences en matière de rapports du présent guide.

Conflit d'intérêts

Dans ses règlements, le RCE-E et ses membres doivent adopter un code de conduite à l'intention des administrateurs, des dirigeants, des employés et des membres des comités. Le code de conduite est conçu pour empêcher les conflits d'intérêts réels ou apparents. L'annexe C fournit des directives aux RCE-E sur la façon d'élaborer un code de conduite et des politiques.

Éthique

Le RCE-E et ses membres doivent respecter les lignes directrices des trois organismes subventionnaires concernant certains types de recherche. S'il y a lieu, le RCE-E s'assurera que les chercheurs obtiennent les attestations et/ou les autorisations nécessaires en ce qui concerne l'utilisation d'êtres humains ou d'animaux, les risques biologiques, les matières radioactives, les permis de recherche dans les territoires canadiens et l'information contrôlée dans la recherche du réseau, conformément aux exigences du Programme des RCE-E et des trois organismes subventionnaires. Si la recherche se déroule dans un établissement qui n'a pas signé l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, le conseil d'administration assure la conformité aux politiques et aux lignes directrices applicables de l'annexe D en mettant en œuvre les mesures appropriées et en rendant compte de ces mesures dans les rapports d'étape annuels (détaillés ci-dessus).

Évaluation environnementale

Les RCE-E doivent dûment tenir compte des aspects environnementaux dans leur décision de financer des propositions de recherche du réseau. Leurs conseils d'administration doivent établir un processus d'examen environnemental. Les détails sur la politique et les exemples sont fournis à l'annexe E. Toutes les propositions de recherche du réseau doivent être soumises à l'examen des incidences possibles sur l'environnement.

Propriété intellectuelle

Le Secrétariat des RCE et les organismes subventionnaires ne revendiquent aucun droit à l'égard de la propriété intellectuelle issue des travaux de recherche qu'ils financent. La propriété intellectuelle issue d'activités soutenues par le RCE-E est déterminée en fonction des lois canadiennes applicables et des politiques des membres pertinents du RCE-E.

Documents d'appui

Visites de surveillance financière

Lorsque les membres des RCE-E sont des organisations admissibles au financement de l'un des trois organismes, les procédures de surveillance établies par ceux-ci s'appliquent.

Consultez la rubrique Pièces justificatives de la page  Rapports et pièces justificatives du Guide d'administration financière des trois organismes pour obtenir de l'information quant aux documents que le RCE-E conserve comme documentation d'appui à des fins d'administration financière.

Annexe A: Avantages pour le Canada

Lignes directrices

L'un des principaux objectifs du programme des RCE-E est la contribution au développement socioéconomique du Canada. Par conséquent, on doit déployer tous les efforts possibles afin que les résultats des activités de recherche financées par le réseau soient exploités au Canada et au profit des Canadiens. Les avantages pour le Canada peuvent être définis comme étant ce qui produit un essor de l'activité économique canadienne et une amélioration de la qualité de vie des Canadiens. Le Canada pourrait également bénéficier énormément de la création d'emplois de grande qualité, ce qui devrait constituer un important objectif de toute activité de commercialisation.

Les détenteurs des droits sur la propriété intellectuelle résultant des activités de recherche et/ou de commercialisation du RCE-E, ou l'agent les représentant, consultent les intéressés (administrateurs du RCE-E, les membres, les établissements postsecondaires et les chercheurs) au sujet des questions de commercialisation. Au moment d'accorder à une entreprise les droits exclusifs d'exploitation de la propriété intellectuelle résultant des activités de recherche ou de commercialisation du réseau, l'agent ou les détenteurs des droits sur cette propriété intellectuelle font des efforts raisonnables et consciencieux pour optimiser les avantages qu'en retirera le Canada dans un contexte national et international. La diligence raisonnable dont ils font preuve pour optimiser les avantages qu'en retirera le Canada dépend en partie de la nature des activités de commercialisation entreprises et des débouchés.

Pour ce faire, l'agent ou les détenteurs des droits sur la propriété intellectuelle issue des activités de recherche ou de commercialisation financées par le réseau devraient tenir compte de la liste partielle suivante des facteurs qui peuvent procurer des avantages au Canada :

• une entreprise établie au Canada avec une capacité réceptrice;
• l'expansion d'une entreprise établie au Canada;
• la création d'une entreprise au Canada;
• des initiatives conjointes ou des alliances stratégiques avec une entreprise établie au Canada;
• la cofabrication avec une entreprise établie au Canada;
• la concession réciproque de licences ou le développement conjoint avec une entreprise établie au Canada;
• l'établissement d'une nouvelle filiale au Canada (la R et D, la fabrication, la vente, la commercialisation et la distribution);
• le développement et/ou la production au Canada par une entreprise étrangère (responsable de la production mondiale).

Mécanisme en vue du rapport d'une diligence raisonnable

Dans les 30 jours qui suivent la décision de confier l'exploitation d'une découverte à une entreprise étrangère, l'agent ou les détenteurs de la propriété intellectuelle sont tenus d'informer le conseil d'administration du RCE-E de leur décision, et de fournir au Secrétariat des RCE un rapport approuvé par le conseil d'administration qui décrit les raisons et les circonstances de cette décision. Le Comité de direction des RCE se réserve le droit d'imposer les sanctions qu'il juge pertinentes, de la part du RCE-E, en cas de non-conformité aux exigences en matière de rapports ou de négligence quant à l'exercice d'une diligence raisonnable.

Annexe B : Rôles et responsabilités de la direction du réseau

Conseil d'administration

Le conseil d'administration doit rendre compte au Secrétariat des RCE sur l'utilisation de la subvention accordée au RCE-E. La composition du conseil d'administration doit refléter les intérêts et les préoccupations des membres des secteurs public et privé et du milieu postsecondaire qui participent aux activités du RCE-E. Voici d'autres exigences relatives au conseil d'administration du RCE­E :

• il devrait comprendre 12 membres et se réunir au moins deux fois par année;
• un tiers du conseil d'administration doit être composé de membres indépendants. La définition de membres indépendants est incluse à la section 1.1 (r) de l'entente de financement;
• le RCE recommande qu'au moins une personne possédant de l'expérience en éthique et en intégrité de la recherche soit membre du conseil d'administration;
• il est recommandé que le directeur du réseau soit un membre d'office non-votant du conseil d'administration puisqu'il est un employé de la société et se rapporte au conseil d'administration du RCE-E.

Dans tous les cas, un membre du personnel du RCE possédant la qualité d'observateur doit siéger au conseil d'administration du RCE-E et également assister aux réunions des comités du RCE-E.

Dans des circonstances exceptionnelles, et pour une brève période, le Comité de direction des RCE conserve le droit de nommer un observateur indépendant (qui ne fait pas partie du personnel d'un des organismes subventionnaires) au conseil.

Le nom et l'organisme d'attache des membres du conseil d'administration sont considérés comme de l'information publique.

Le RCE-E doit informer le Secrétariat des RCE de tous changements dans la composition du comité d'administration pendant la période de financement. Le Secrétariat des RCE doit être informé de tous changements qui modifieraient la mission générale, le programme de recherche ou d'autres activités du RCE-E.

Directeur du réseau

Dans le présent document, le titre « directeur de réseau » désigne la personne responsable de fournir la direction stratégique au RCE-E. Les RCE-E peuvent utiliser un autre titre pour désigner cette personne.

Le directeur du réseau est nommé par le conseil d'administration. Il est recommandé qu'au moins 70 p. 100 du temps du directeur du réseau soit consacré au réseau au cours de son cycle de financement de quatre ans.

Les fonctions du directeur du réseau sont entre autres les suivantes

• assurer l'orientation globale, la coordination et la gestion du plan stratégique du RCE-E;
• fournir des avis stratégiques au conseil d'administration et aux comités établis par lui;
• proposer et administrer les programmes et les budgets pour le RCE-E;
• recommander de nouveaux membres pour faire partie du conseil d'administration;
• proposer une ligne de conduite au conseil d'administration pour assurer la conformité aux exigences de la subvention;
• s'assurer que les réseaux respectent les exigences pour certains types de recherche;
• assurer la liaison avec le Secrétariat des RCE et les organismes subventionnaires, les organisations non gouvernementales et le secteur privé;
• communiquer et promouvoir les objectifs et les activités du RCE-E;
• s'occuper des communications et des affaires publiques;
• gérer l'ensemble du fonctionnement du RCE-E;
• superviser le personnel administratif du RCE-E;
• la supervision de la préparation des rapports financiers et autres conformément au présent guide;
• le transfert de la technologie, coordonné avec le ou les titulaires de la propriété intellectuelle;
• gérer la propriété intellectuelle et les questions de commercialisation;
• superviser l'organisation de réunions générales pour le conseil d'administration;
• présider le comité de gestion de la recherche;
• présenter des rapports d'étape approuvés par le conseil d'administration au Secrétariat des RCE;
• promouvoir les collaborations en recherche entre les participants du réseau;
• promouvoir le réseau auprès de la communauté scientifique, des secteurs privé et public et de la population;
• assumer toute autre responsabilité jugée nécessaire par le conseil d'administration.

Annexe C : Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts

Les interactions entre les chercheurs universitaires et le secteur privé sont une composante essentielle du Programme des RCE-E. En effet, la réalisation des objectifs du programme des RCE-E repose sur diverses interactions entre les membres participant au RCE-E. Ces interactions peuvent offrir aux membres du RCE-E des gains et des avantages, et constituent des résultats souhaitables et naturels découlant de leur participation à un RCE-E. Cependant, elles peuvent aussi les placer dans des situations de conflits d'intérêts potentiels, apparents ou réels.

La responsabilité d'élaborer, d'appliquer et de gérer le Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts, visant à assurer que les activités du RCE-E et ses décisions ne sont pas faussées par les conflits d'intérêts, est déléguée à chaque conseil d'administration des RCE-E, lequel constitue la plus haute autorité dans la structure de gestion du RCE-E.

Les membres du RCE-E qui ne reçoivent pas de fonds du programme des RCE-E, comme les membres d'un conseil d'administration et de comités consultatifs, jouent un rôle qui leur est propre au sein des RCE-E. En raison de leurs connaissances et de leurs expériences particulières, ils amènent une perspective importante, souvent à titre de représentants d'organismes qui œuvrent dans les domaines qui intéressent le RCE-E. Néanmoins, ils sont tenus de divulguer tout intérêt financier ou toute position d'influence, conformément à la section, Divulgation, du présent document, dans toute entreprise œuvrant dans le même domaine que le RCE-E, autres que ceux de leur employeur principal.

Le Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts vise à permettre aux membres du conseil d'administration du RCE-E et aux participants de reconnaître et de divulguer les situations où il pourrait y avoir un conflit d'intérêts, et à s'assurer que ces situations sont réglées de manière appropriée. Le présent cadre stratégique s'appuie sur celui des organisations représentées au conseil d'administration, des chercheurs et des administrateurs du RCE-E, et elle leur est complémentaire.

Définitions

1. « centre administratif » Les bureaux du centre administratif du RCE-E;
2. « abstention » Le fait d'éviter de participer à toute activité ou situation, ou de se retirer de toute activité ou situation, qui risque de placer une personne membre du RCE-E en conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel, compte tenu de ses fonctions et de ses responsabilités au sein du RCE-E;
3. « conseil d'administration » Organe du RCE­E responsable de la gestion globale du RCE­E;
4. « conflit d'intérêts » Situation où un membre (une personne ou une organisation) du RCE-E a ou peut avoir la possibilité d'utiliser la propriété intellectuelle, les connaissances, l'autorité ou l'influence (réelle ou perçue) issues des travaux de recherche du RCE-E pour des gains personnels ou familiaux (financiers ou autres), ou à l'avantage d'autrui, et au détriment réel ou potentiel du RCE-E;
5. « Programme des RCE-E » Le programme fédéral des Réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise;
6. « RCE-E » Société sans but lucratif financée en vertu du programme fédéral des Réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise;
7. « directeur du réseau » Le titulaire de la subvention du RCE-E qui est membre d'office, sans droit de vote, du conseil d'administration du RCE-E;
8. « divulgation » L'action d'informer par écrit le conseil d'administration, par l'entremise du centre administratif, de tout intérêt financier direct ou indirect, ou de toute position d'influence, d'une personne qui fait partie du RCE-E, ce qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel;
9. « dessaisissement » La vente à un tiers ou la mise en fiducie de biens qui, s'ils restaient la propriété d'un participant au RCE-E, risqueraient d'entraîner une situation de conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel, compte tenu des fonctions et des responsabilités de ce participant;
10. « intérêt financier » Intérêt dans une entreprise œuvrant dans le même secteur que le RCE-E, conformément à la section, Intérêt financier, du présent document;
11. « Secrétariat des RCE » Le Secrétariat chargé de l'exécution du Programme des réseaux de centres d'excellence et du Programme des réseaux de centres d'excellence dirigés par l'entreprise;
12. « Comité de direction des RCE » Comité formé par les présidents des trois organismes subventionnaires, le sous-ministre d'Industrie Canada et le sous-ministre de Santé Canada à qui est confiée la responsabilité globale du Programme des RCE (le président de la Fondation canadienne pour l'innovation fait également partie de ce comité à titre d'observateur);
13. « position d'influence » Toute position qui sous-entend la responsabilité d'un volet important du fonctionnement et/ou de la gestion d'une entreprise.

Divulgation

Au moment de se joindre à un RCE-E, chaque personne est tenue de divulguer par écrit au conseil d'administration, par l'entremise du service d'administration du centre, tout intérêt financier, direct ou indirect, et toute position d'influence qu'elle détient et qui pourrait être à l'origine d'un conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel (voir les exemples décrits ci-dessous). Par ailleurs, ces déclarations doivent être mises à jour chaque fois que les circonstances d'une personne changent de telle façon à exiger leur divulgation. La personne est aussi tenue de déclarer tout conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel, qui est soulevé au cours d'une réunion d'un comité ou du conseil d'administration du RCE-E, afin que le comité en question ou le conseil soit informé de la situation et puisse prendre les mesures qui s'imposent.

Les membres du conseil d'administration et des autres comités du RCE-E doivent dévoiler leurs intérêts dans toutes les organisations actives dans le même secteur que le RCE-E et expliquer la relation des organisations en question avec le RCE-E.

Intérêt financier

L'intérêt financier est défini comme étant :

• toute option de titres (par exemple, 1 p. 100) ou tout intérêt comparable dans une entreprise, à l'exclusion des intérêts découlant de placements dans une entreprise par l'entremise de fonds communs de placement, de régimes de retraite ou d'autres programmes d'investissements établis et sur lesquels la personne n'exerce pas un contrôle;
• Tout revenu provenant d'une entreprise ou droit et possibilité de revenus d'une entreprise, par exemple sous forme d'honoraires (en échange de services-conseils), de salaire, d'indemnité, d'intérêt sur des biens meubles et immeubles, des dividendes, des redevances sur l'exploitation de technologie, de loyer, de gain en capital, de biens meubles et immeubles ou sous toute autre forme de rétribution ou de lien contractuel ou d'une combinaison des formes énoncées précédemment.

Gestion des conflits d'intérêts

Il incombe au conseil d'administration ou au sous-comité responsable de la gestion des conflits d'intérêts de résoudre les conflits d'intérêts, de déterminer les mesures à prendre en cas de conflit et de veiller à leur application. Cette méthode de résolution repose sur la divulgation volontaire de renseignements conformément à la section, Divulgation. Les renseignements divulgués relativement aux conflits d'intérêts sont confidentiels et ne servent qu'à l'évaluation et à la résolution de conflits d'intérêts ou d'allégations de conflit d'intérêts portés à l'attention du conseil d'administration ou du sous-comité responsable de la gestion des conflits d'intérêts.

Bien qu'il soit difficile de prévenir tous les conflits d'intérêts potentiels, apparents ou réels, dans certains cas, il pourra s'avérer nécessaire d'obliger une personne à s'abstenir de toute participation ou de se dessaisir de ses parts dans une entreprise. Dans de telles circonstances, la vente ou le transfert de parts ou de biens à des membres de sa famille immédiate ou à d'autres personnes dans le but de contourner les mesures de règlement du conflit d'intérêts imposées par le conseil d'administration ne sont pas acceptés.

a) Principes

Toute personne qui fait partie du RCE-E et qui, en raison de liens, d'une association ou d'affaires avec une tierce partie, risque de se trouver en conflit d'intérêts, ne peut ni assister ni participer à aucune prise de décision du RCE-E, y compris les décisions en comité, si le conflit d'intérêts potentiel divulgué risque d'influencer les décisions du RCE-E ou les mesures qu'il pourrait prendre. Il incombe à cette personne de divulguer tout conflit d'intérêts potentiel, apparent ou réel avant que le comité ou le conseil d'administration ne délibère sur un point qui risque de la compromettre, pour s'assurer que le conseil d'administration ou le comité lui ordonne de se retirer avant d'entreprendre ses délibérations ou de prendre une décision relativement au point en question. Une telle mesure est inscrite au procès-verbal de la réunion.

Toute question soulevée par une personne ou une entreprise relativement à un conflit d'intérêts potentiel se rapportant à une personne est portée à l'attention du conseil d'administration et est documentée par écrit. Le conseil d'administration détermine alors s'il y a lieu de poursuivre l'affaire, et dans l'affirmative, consulte la personne mise en cause. S'il y a lieu, il peut exiger de cette dernière qu'elle s'explique par écrit.

b) Non-respect du Cadre stratégique sur les conflits d'intérêts

Dans le cas où une personne omettrait de divulguer des sources potentielles de conflit d'intérêts et de demander une autorisation préalable au conseil d'administration ou, le cas échéant, s'est vu refuser cette autorisation, le conseil d'administration lui ordonne :

• de rendre compte au RCE-E des moindres gains et avantages retirés directement ou indirectement de ses liens, de ses intérêts ou de ses activités quelconques avec une tierce partie la plaçant en conflit d'intérêts;
• de se dissocier de ces liens; de se retirer du RCE-E; ou de prendre toute autre mesure que lui impose le conseil d'administration.

Processus d'examen

Une personne peut en appeler par écrit, dans les trente jours, de la décision du conseil d'administration relativement à un conflit d'intérêts. Dans certaines circonstances, le conseil d'administration peut prendre des dispositions pour demander à une tierce partie désignée par un accord mutuel entre le RCE-E et le conseil d'administration ou, en l'absence d'un tel accord, peut demander à une tierce partie nommée par le Comité de direction des RCE, de servir d'intermédiaire et d'examiner les rapports scientifiques et les transactions se rapportant aux projets de recherche auxquels la personne en question est associée. L'intermédiaire en question rend compte des résultats de son examen, en évitant de divulguer aux autres membres du RCE-E les détails concernant les avoirs de l'appelant. La décision sans appel quant aux mesures à prendre à l'issue de cet examen relève du conseil d'administration.

Dans le cas où il existe des réserves relativement aux décisions ou aux mesures prises par le conseil d'administration, ces réserves devraient être communiquées par écrit au Secrétariat des RCE. Le Secrétariat des RCE peut demander au président du conseil d'administration de s'expliquer par écrit au Comité de direction des RCE. Après examen de la réponse du président du conseil d'administration, le Comité de direction des RCE détermine les mesures de suivi à prendre.

Exemples de conflits d'intérêts

Les exemples suivants présentent un aperçu, bien qu'incomplet, des situations qui peuvent être directement ou indirectement à l'origine d'un conflit d'intérêts :

• être employé, à quelque titre que ce soit, par un autre employeur que l'organisation ou la société du participant, de l'administrateur ou du directeur ayant signé l'entente de réseau, y compris être travailleur autonome;
• détenir un poste au sein d'une entreprise qui permet d'influencer les décisions ou être membre d'un conseil d'administration;
• participer à titre contractuel ou en qualité d'expert-conseil au projet de recherche d'une entreprise ou encore siéger au conseil d'administration d'une entreprise;
• participer à titre contractuel au projet de recherche d'une entreprise dans laquelle le participant ou un membre de sa famille immédiate détient des intérêts financiers ou autres;
• s'acquitter d'activités scientifiques professionnelles supplémentaires sans tenir compte des exigences en matière de divulgation de l'organisme dont le participant ou le directeur est au service;
• détenir des parts ou d'autres intérêts financiers dans une entreprise (y compris des options de titres et des actions). Les participants, les gestionnaires et les administrateurs devraient s'abstenir de toute activité qui pourrait leur donner un avantage (par exemple, achat d'actions) en raison des renseignements privilégiés auxquels leur donne accès leur participation au RCE-E;
• accepter des cadeaux (mis à part des témoignages d'hospitalité) ou des faveurs spéciales en son nom propre ou au nom d'un membre de sa famille de la part d'organismes privés avec lesquels le RCE-E fait affaire;
• chercher à influencer l'achat d'équipement ou de matériel pour le RCE-E auprès d'une entreprise dans laquelle la personne qui participe au RCE-E, le gestionnaire, l'administrateur ou le directeur a des intérêts financiers ou autres.

Lignes directrices concernant les confits d'intérêts pour les comités d'experts et la sélection des projets

Les lignes directrices sur les conflits d'intérêts, qui constituent une adaptation de celles du CRSNG et des IRSC, stipulent que les membres des comités d'experts ne doivent pas :

• provenir de la même université que le ou les candidats;
• avoir été un directeur de recherche ni un étudiant de deuxième ou de troisième cycle du ou des candidats au cours des six dernières années;
• avoir rédigé une lettre à l'appui de la demande;
• avoir travaillé en collaboration avec le ou les candidats au cours des six dernières années ou prévoir travailler en collaboration avec le ou les candidats dans l'immédiat;
• être employé d'une organisation non scolaire avec laquelle le candidat a travaillé en collaboration au cours des six dernières années;
• être dans toute autre situation pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts (p. ex., sur le plan personnel ou financier);
• Les membres de comité qui ont présenté une demande qui sera examinée par leur comité doivent quitter la pièce lorsque leur demande est évaluée.
• Les membres des comités de sélection et des comités d'experts doivent se déclarer en conflit d'intérêts :
  • s'ils proviennent du même établissement ou de la même entreprise que le ou les candidats et qu'ils interagissent avec un ou plusieurs d'entre eux dans le cadre de leurs fonctions à l'établissement ou à l'entreprise;
  • s'ils sont un ami intime ou un membre de la famille du ou des candidats;
  • s'ils entretiennent des différends scientifiques ou personnels de longue date avec le candidat;
  • sont dans une position où ils pourraient être gagnants ou perdants sur le plan financier selon le sort de la demande (p. ex., possèdent des actions dans la société d'un membre de l'industrie ou d'un concurrent);
  • pour une raison ou une autre, ont le sentiment qu'ils ne peuvent faire un examen objectif de la demande.

Annexe D : Exigences concernant certains types de recherche

Annexe D : Exigences concernant certains types de recherche

L'énoncé de politique des trois organismes subventionnaires relatif aux  exigences concernant certains types de recherche. La politique traite des points suivants :

• la recherche qui porte sur les sujets humains doit satisfaire aux exigences de l'  Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains ;
• la recherche avec des cellules souches pluripotentes humaines doit respecter les  Lignes directrices en matière de recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines mises à jour publiées dans le site Web des IRSC;
• la recherche qui nécessite l'utilisation d'animaux doit être effectuée conformément aux politiques et aux lignes directrices qui se trouvent dans le  Manuel sur le soin et l'utilisation des animaux d'expérimentation du Conseil canadien de protection des animaux (volumes 1 et 2). De plus, un  certificat de bonnes pratiques animales (BPA) est nécessaire;
• la recherche comportant des risques biologiques doit respecter les normes définies dans la plus récente édition des  Lignes directrices en matière de biosécurité en laboratoire de l'Agence de la santé publique du Canada;
• la recherche nécessitant des agents infectieux doit respecter les normes définies dans la plus récente édition des  Lignes directrices en matière de biosécurité en laboratoire de l'Agence de la santé publique du Canada;
• les chercheurs dont les travaux prévoient l'utilisation de substances radioactives doivent appliquer tous les règlements, les procédures recommandées et les mesures de sécurité de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) régissant l'utilisation de ces substances au Canada; consultez la page  Lois et règlements du site Web de la CCSN;
• les activités de recherche ayant des effets potentiels sur l'environnement doivent respecter la Politique d'examen environnemental visant les réseaux financés par les RCE (consultez la rubrique Exigences supplémentaires à la section 1.4 et l'annexe F du présent document);
• la recherche nécessitant des renseignements contrôlés doit respecter toutes les lois et tous les règlements concernant les renseignements contrôlés, y compris la Loi sur la production de défense, le Règlement sur le contrôle de l'exportation et le Règlement sur les marchandises contrôlées avant, pendant et après la période de validité de la subvention. Le RCE-E s'assure que les documents demandés par le Secrétariat des RCE, dont les rapports d'avancement annuels, les rapports finals et le plan stratégique du réseau, ne contiennent pas de renseignements visés par les restrictions ou contrôles de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation et de son Règlement, du Règlement sur le contrôle de l'exportation ou du Règlement sur les marchandises contrôlées. Consultez  le Porgramme des marchandises contôlées du site Web des Travaux public et Services gouvernementaux Canada;
• la recherche faisant appel à des Autochtones doit respecter les  Lignes directrices des IRSC relatives à la recherche en santé chez les peuples autochtones ;
• pour les projets de recherche se déroulant au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut, tous les chercheurs doivent posséder les autorisations nécessaires. La recherche faite dans le Nord doit être régie par un ensemble de principes éthiques, définis dans la publication de l'Association universitaire canadienne d'études nordiques intitulée  Principes d'éthique pour la conduite de la recherche dans le Nord.

Annexe E : Exemple de processus d'examen environnemental

Le RCE-E et ses membres doivent procéder à des évaluations environnementales. Le conseil d'administration devrait établir un processus d'évaluation environnementale comparable au processus établi par le CRSNG en vue de respecter ses obligations en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE). Les exigences en matière d'évaluation environnementale sont les suivantes

• Tous les projets qu'a choisi de financer le RCE-E et tous les projets financés dont la méthodologie change considérablement pendant la période de financement devraient faire l'objet d'un examen environnemental.
• Les conseils d'administration peuvent choisir d'effectuer eux-mêmes l'examen environnemental ou de déléguer cette tâche notamment en constituant un sous-comité ou en embauchant des experts-conseils.
• Les fonds du RCE-E ne doivent être versés aux chercheurs qu'après que leurs projets ont fait l'objet d'une évaluation environnementale et que le RCE-E a déterminé qu'aucun effet indésirable sur l'environnement ne devrait se produire. Le RCE-E devrait allouer les fonds à la condition que l'examen environnemental soit favorable.
• Si le conseil d'administration ou son délégué détermine que les effets d'un projet sur l'environnement sont importants, le RCE-E doit se conformer aux dispositions de la Loi sur l'évaluation environnementale pour déterminer le sort du projet. Dans ces cas, on communique les résultats de l'examen environnemental et la décision du conseil d'administration aux chercheurs concernés, au Secrétariat des RCE et aux membres du réseau concernés.
• Les RCE-E présentent chaque année au Secrétariat des RCE un rapport résumant leur processus d'évaluation environnementale et les résultats des évaluations effectuées.

Remarque importante : Ce qui suit se veut un exemple de processus d'évaluation environnementale. On peut adapter ou modifier les étapes selon la situation. Cependant, chaque RCE-E est tenu d'instaurer son propre processus.

Dans la plupart des cas, l'examen est simple et devrait reposer sur l'autoévaluation de la demande par les candidats, comparable à celle exigée aux pages Incidence environnementale – Annexe A et Liste de contrôle préliminaire – LCEE – Annexe B, du formulaire 101, Demande de subvention, dans le  Système en ligne du CRSNG retrouvé dans le site Web des formulaires en format PDF et instructions générales pour les professeurs. L'ampleur de l'examen dépend de la réponse du candidat et de la complexité de la demande. En principe, on peut exclure de cette évaluation la plupart des projets de laboratoire menés à l'intérieur, pour autant que des mesures de protection environnementales adéquates soient en place, par exemple, des dispositions pour le traitement des effluents ou pour l'élimination des déchets dangereux.

1. Pour les projets menés exclusivement à l'intérieur, les chercheurs du RCE-E doivent en faire mention dans leur demande (consultez la section Exigences en matière d'attestation sur la première page du formulaire 101 dans le site Web des  Formulaires en format PDF et instructions générales.
2. Pour les projets où au moins une des activités se déroule à l'extérieur, les chercheurs du RCE-E doivent remplir un formulaire du CRSNG équivalant à la déclaration d'incidence sur l'environnement ainsi que la liste de vérification pour l'évaluation préalable en vertu de la Loi sur l'évaluation environnementale (consultez les pages Incidence environnementale – Annexe A, et Liste de contrôle préliminaire – LCEE – Annexe B, du formulaire 101 dans le site Web des  Formulaires en format PDF et instructions générales).
3. Les déclarations d'incidence sur l'environnement sont transmises au conseil d'administration du RCE-E (ou à son délégué), qui les examine en regard des répercussions sur l'environnement possibles. Si aucune préoccupation sérieuse n'est soulevée, le RCE-E peut approuver et financer la demande. En cas de préoccupations environnementales majeures, le chercheur du RCE-E effectue un examen plus approfondi, de préférence équivalant à l'examen préalable énoncé aux alinéas 16 (1) a) à d) de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale. Il soumet le rapport afférent au conseil d'administration du RCE-E. Ce dernier, ou son délégué, examine ce rapport et conclut si les répercussions sur l'environnement sont sérieuses, même si on prévoit la mise en place de mesures d'atténuation.

Remarque : Les chercheurs du RCE-E signent les formulaires d'évaluation environnementale des projets de recherche sous leur responsabilité.

Annexe F : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) donne aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada un droit limité aux renseignements contenus dans les dossiers des institutions fédérales. La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) donne à ces mêmes personnes un droit d'accès limité aux renseignements personnels les concernant qui sont conservés dans les dossiers des institutions fédérales et définit les règlements et les principes d'usage pour la gestion des renseignements personnels par les institutions fédérales. Tous les renseignements recueillis et produits dans le cadre des programmes des Réseaux de centres d'excellence (RCE), administrés par le Secrétariat des RCE, et des organismes subventionnaires fédéraux sont assujettis à ces lois.

Il est important de noter que la LAI et la LPRP visent à compléter, et non à remplacer, les moyens de communication établis. Le Secrétariat des RCE privilégie une communication ouverte et informelle avec la communauté des chercheurs et le grand public. Veuillez communiquer avec le Secrétariat des RCE avant de recourir à ces lois.

Loi sur l'accès à l'information

Une personne qui désire avoir accès à des renseignements contenus dans les dossiers du Secrétariat des RCE doit, en vertu de la LAI, effectuer une demande par écrit auprès du coordonnateur de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), lui fournir une description détaillée des dossiers demandés et y joindre les droits de demande exigés. La présentation d'une demande en vertu de la LAI ne garantit pas au demandeur un accès aux documents intégraux, car des exceptions et des exemptions s'appliquent à la réponse aux demandes. La présentation d'une demande en vertu de la LAI ne garantit pas au demandeur un accès aux documents intégraux, car des exceptions et des exemptions s'appliquent à la réponse aux demandes. Par exemple, on ne divulgue pas de renseignements personnels au sujet d'une personne identifiable ou de renseignements techniques de nature exclusive communiqués en toute confiance par des chercheurs ou des entreprises. De plus, si une demande exige une longue recherche ou la consultation de nombreux dossiers, on peut exiger du demandeur des frais supplémentaires.

Pour obtenir plus de renseignements au sujet de la LAI, communiquez avec le coordonnateur de l'AIPRP du CRSNG (coordonnées ci-dessous) ou consultez la page  Accès à l'information et protection des renseignements personnels ou  Info Source, un répertoire imprimé des renseignements détenus par le gouvernement fédéral que vous pourrez consulter dans la plupart des grandes bibliothèques.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La LPRP donne aux personnes présentes au Canada certains droits d'accès aux renseignements personnels les concernant qui sont conservés dans les dossiers des institutions fédérales. Par exemple, les institutions fédérales doivent indiquer aux personnes qui leur fournissent des renseignements et aux personnes concernées par ces renseignements, les fins auxquelles ces renseignements sont utilisés et les personnes à qui ils sont divulgués. Les renseignements personnels peuvent être utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis à l'origine ou pour des raisons relatives à ces fins. La LPRP prévoit également une procédure pour corriger des erreurs dans un dossier de renseignements personnels.

On effectue une demande de renseignements personnels en vertu de la LPRP de la même façon qu'une demande en vertu de la LAI, à la différence qu'aucuns frais ne sont exigés pour avoir accès aux renseignements personnels du demandeur. Les limites de la LPRP sont semblables à celles de la LAI concernant l'accès aux renseignements personnels. Par exemple, une personne qui demande l'accès aux renseignements la concernant qui sont détenus par une institution fédérale n'aurait pas accès à des renseignements au sujet d'une autre personne.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au Secrétariat des RCE

Le processus de décision lié aux demandes de renseignements personnels présentées au Secrétariat des RCE reçoit plus de publicité que celui lié à une demande de subvention ou de bourse individuelle traditionnelle. Les candidats retenus, les cocandidats et les autres participants, y compris les membres des conseils d'administration et les gestionnaires ainsi que d'autres personnes clés, devraient être conscients que leur nom et leur affiliation constituent des renseignements qui peuvent être diffusés publiquement. Le Secrétariat des RCE publie et diffuse régulièrement certains renseignements au sujet de demandes de subvention fructueuses, y compris le nom et l'affiliation des candidats et des cocandidats, la somme accordée, les conditions qui s'appliquent à la subvention, et un résumé de la recherche préparé à l'intention du public par le candidat ou le Secrétariat des RCE. Les rapports finals des comités de sélection du Secrétariat des RCE ou du Comité consultatif du secteur privé sur des demandes détaillées sont aussi publiés. Ces rapports donnent un aperçu du concours et présentent une analyse sommaire de chaque demande dont le financement est recommandé.

Des renseignements plus détaillés recueillis dans le cadre des programmes des RCE sur les candidats et les futurs gestionnaires servent à évaluer les demandes de subvention, à administrer des subventions et à en assurer le suivi, et à promouvoir et à appuyer la recherche. Les candidats devraient par conséquent s'attendre à ce que des renseignements personnels recueillis dans le cadre de ces programmes soient utilisés et divulgués au cours des activités décrites ci-dessous.

1. Dans le cadre du processus d'évaluation par les pairs, le contenu des demandes de subvention est divulgué aux comités de sélection composés d'experts des milieux universitaire, privé et public. Les demandes peuvent également être acheminées aux fins d'évaluation à des examinateurs de l'extérieur, à des membres de comités d'évaluation spéciaux ou à des comités de visite. Tous les participants à ces activités d'évaluation sont informés des attentes en vertu des programmes du Secrétariat des RCE en ce qui a trait à la confidentialité et à la protection des renseignements qui leur sont confiés.
2. Les cocandidats ont accès à l'essentiel des évaluations des experts et des commentaires des comités de sélection, et ce, même si ces évaluations peuvent parfois contenir des commentaires sur un membre particulier. Normalement, le personnel du Secrétariat des RCE ne fournit généralement ces commentaires qu'au candidat; on s'attend à ce que ce dernier les partage avec ses cocandidats.
3. Le Secrétariat des RCE possède une base de données distincte pour conserver les renseignements recueillis grâce aux rapports annuels exigés par les divers programmes du Secrétariat des RCE. Ces renseignements peuvent également être consultés par les membres du Comité de gestion des RCE et du Comité de direction des RCE ainsi que par leurs représentants désignés qui sont affiliés à un organisme subventionnaire ou d'autres partenaires du Secrétariat des RCE, notamment Industrie Canada, Santé Canada, la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et le CRSNG.
4. En raison des liens qui existent entre le Secrétariat des RCE et ses partenaires, le personnel du Secrétariat des RCE est généralement au courant des demandes présentées par un candidat et ses cocandidats aux divers programmes de ses partenaires. Pour des raisons décisionnelles et administratives, on fournit à certains comités de sélection des renseignements sur les demandes de subvention qu'un cocandidat a présentées à divers programmes et les subventions qu'il a reçues. Dans les cas où, par exemple, un chevauchement est possible dans l'appui des activités de recherche d'un candidat entre deux ou plusieurs programmes, la documentation accompagnant la demande présentée dans le cadre d'un programme peut servir à l'évaluation d'une demande présentée dans le cadre d'un autre programme. En outre, le personnel du Secrétariat des RCE peut également divulguer le contenu des demandes au personnel des organismes subventionnaires afin de déterminer le financement le plus approprié ou d'éviter tout chevauchement dans l'appui provenant du gouvernement fédéral.
5. Le Secrétariat des RCE et ses partenaires peuvent utiliser les renseignements personnels sur les candidats contenus dans ses dossiers et ses bases de données pour recruter de nouveaux membres de comité et des évaluateurs en vue de l'évaluation des demandes de subvention, de la planification, de l'évaluation des programmes, de la production des rapports de vérification et de l'établissement de statistiques sur ces activités. Les organismes subventionnaires peuvent également utiliser les renseignements contenus dans leurs dossiers et leurs bases de données dans le but de créer des listes de distribution qui sont utilisées pour diffuser leurs publications et d'autres renseignements au milieu de la recherche.
6. Le Secrétariat des RCE recueille des données sur le sexe des candidats qui lui sont fournies sur une base volontaire. Ces données ne sont pas utilisées dans le processus d'évaluation par les pairs. Elles servent à promouvoir la participation accrue des femmes dans les programmes des organismes subventionnaires et au sein de leurs comités.

Les candidats et les participants aux programmes du Secrétariat des RCE sont soumis au   Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Ils peuvent être utilisés et divulgués en vertu de la présente politique.>

Renseignements fournis au Secrétariat des RCE

Les renseignements fournis au Secrétariat des RCE sont assujettis à la LAI et à la LPRP. On conseille aux candidats et aux titulaires d'une subvention de dissocier les renseignements n'ayant pas trait à la subvention qui proviennent des réunions et des documents qui peuvent être consultés par le Secrétariat des RCE et ses représentants. De plus, les candidats et les titulaires d'une subvention devraient toujours ajouter la mention « confidentiel » lorsque les renseignements fournis comportent

1. des secrets commerciaux;
2. des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui sont de nature confidentielle;
3. des renseignements dont la divulgation risquerait de leur causer des pertes ou de générer des profits financiers appréciables ou de nuire à leur compétitivité;
4. des renseignements dont la divulgation risquerait d'entraver leurs négociations menées en vue de contrats ou à d'autres fins.

Renseignements recueillis au moyen des rapports annuels

Pendant la période de validité de la subvention, les titulaires d'une subvention sont tenus de fournir des renseignements au Secrétariat des RCE. Le Secrétariat des RCE réunit les renseignements recueillis dans le cadre des programmes pertinents des RCE afin d'établir des statistiques, de mettre à jour les exigences opérationnelles et de déterminer les meilleures pratiques qui peuvent servir au personnel et aux membres des comités du Secrétariat des RCE. Avant d'utiliser ces renseignements dans des publications et les rapports qui sont diffusés publiquement, le Secrétariat des RCE en discute avec les titulaires d'une subvention.

Ententes de non-divulgation et de confidentialité

Les représentants du Secrétariat des RCE ne concluent pas d'ententes de non-divulgation et de confidentialité distinctes.

Pour obtenir plus de renseignements sur les lois susmentionnées, veuillez communiquer avec :

Coordonnateur de l'AIPRP
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
350, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 1H5
Téléphone : 613-995-6214
Téléc. : 613-992-5337

Annexe G : Liste de contrôle Rapport annuel